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Una gita scolastica ben progettata nasce dall’incontro tra due competenze: quella pedagogica della scuola (obiettivi, inclusione, valutazione) e quella organizzativa del tour operator (logistica, contratti, sicurezza, assicurazioni).

Questa guida pratica spiega chi fa cosa, quali norme contano davvero, quali documenti chiedere e come definire un patto operativo che trasformi il viaggio in un’esperienza sicura e formativa.

1) Ruoli e obiettivi: patto scuola – tour operator

• La scuola definisce finalità didattiche, risultati attesi e inclusione (BES/DSA), sceglie la destinazione, stabilisce il numero di accompagnatori e approva il progetto negli organi collegiali. La storica C.M. 291/1992 resta un riferimento di base (finalità educative, organizzazione, assicurazione per tutti i partecipanti).
• Il tour operator cura l’esecuzione tecnica del “pacchetto”: trasporti, alloggi, servizi a terra, assicurazioni, assistenza e gestione emergenze, nel rispetto della Direttiva (UE) 2015/2302 e della normativa italiana di recepimento (D.Lgs. 62/2018). L’organizzatore è responsabile dell’esecuzione dei servizi previsti, anche se erogati da terzi.

Suggerimento operativo: iniziate da un brief didattico (obiettivi, profilo classe, bisogni) e da una checklist logistica condivisa (tempi reali, accessibilità, pasti, documenti, contatti H24). Questo accelera preventivi coerenti e riduce gli imprevisti.

2) Il quadro normativo essenziale per tutelare scuole e tour operator

• Pacchetti turistici e tutele: la direttiva europea garantisce standard comuni su informazioni precontrattuali, responsabilità dell’organizzatore, diritto di recesso, assistenza e protezione in caso di insolvenza (rimborso/riaccredito e rimpatrio). L’Italia ha recepito la direttiva con il D.Lgs. 62/2018 (modifiche al Codice del Consumo/Codice del Turismo).
• Garanzia insolvenza e polizze: i contratti di pacchetto devono essere assistiti da garanzia (polizza o fideiussione) che copre rimborso e rientro; l’obbligo è ribadito da fonti UE e nazionali. Inoltre, il professionista deve indicare gli estremi della polizza RC verso i viaggiatori.
• Assicurazione infortuni/RC per gli alunni: è prassi consolidata (richiamata anche dalla C.M. 291/1992) che tutti i partecipanti siano coperti da polizza infortuni e responsabilità civile.

3) Affidamento dei servizi: MEPA, ANAC e novità 2024–2025

Le scuole, in quanto pubbliche amministrazioni, utilizzano piattaforme di approvvigionamento digitale (es. MEPA – Acquisti in Rete) per richiedere preventivi e aggiudicare i servizi di viaggio. Dal 2024 ANAC ha fornito indicazioni semplificative e, per garantire la continuità dei viaggi di istruzione, ha previsto una qualificazione con riserva che consente alle scuole di procedere agli affidamenti anche in assenza di piena qualificazione (misura in vigore fino al 31 maggio 2025). Nel 2025 sono state annunciate ulteriori semplificazioni e supporto operativo degli USR sul nuovo Codice dei contratti (D.Lgs. 36/2023).

Buone pratiche di gara/affidamento

• Verificare che il fornitore sia abilitato su MEPA nella categoria pertinente (organizzazione viaggi/viaggi di istruzione), con codici ATECO adeguati (es. 79.1 / 79.12.00).
• Richiedere licenza e polizze (RC professionale + garanzia insolvenza) con relativi estremi.
• Predisporre capitolato/disciplinare con criteri qualitativi (tempi, assistenza H24, piani di contingenza) e non solo prezzo, privilegiando l’offerta economicamente più vantaggiosa quando possibile.

4) Sicurezza dei minori durante le gite: documenti, salute, privacy

• Documenti per l’espatrio: per le gite estere ogni studente deve avere un documento valido (carta d’identità o passaporto). Sotto i 14 anni valgono condizioni specifiche sull’accompagnamento; le Questure pubblicano check-list aggiornate per gite e uscite all’estero.
• Assistenza sanitaria in UE: ricordare la TEAM (Tessera Europea di Assicurazione Malattia) che dà accesso alle cure necessarie nei Paesi UE/EFTA alle stesse condizioni dei residenti. Utile integrare con polizza medica/bagaglio.
• Trasporti aerei: in Italia, ENAC tutela la seated proximity dei minori 2–12 anni accanto a genitori/accompagnatori sin dalla prenotazione; bene inserirlo nelle note di acquisto voli.
• Privacy e immagini: il Garante ricorda che la diffusione online di foto/video di minori (inclusi contenuti di gite) richiede consenso informato dei titolari della responsabilità genitoriale e grande cautela su social e siti scolastici (“Scuola a prova di privacy”).

5) Cosa chiedere al tour operator: lista essenziale

1. Proposta tecnica con cronoprogramma realistico (tempi di percorrenza, finestre ingresso, punti di ritrovo, contatti H24).
2. Controllo qualità dei fornitori a terra (pullman con licenze e revisioni, hotel con standard di sicurezza).
3. Piano rischi & emergenze: numeri d’emergenza, presidio in lingua, procedure in caso di malattia/infortunio, piani B per meteo e cancellazioni.
4. Assicurazioni: estremi di RC professionale, infortuni, medico-bagaglio e garanzia insolvenza; termini di assistenza e recesso conformi alla direttiva.
5. Trasparenza costi: cosa è incluso/escluso, penali, scadenze, politica per gratuità accompagnatori e studenti con disabilità.

6) Co-progettazione didattica: come le scuole possono rendere il viaggio “formativo”

Una gita è efficace quando segue il modello prima–durante–dopo:

• Prima: schede di anticipazione (glossario, domande guida), ruoli nei gruppi, criteri di valutazione.
• Durante: alternare visita guidata e missioni di scoperta (foto-missioni, interviste, caccia al dettaglio), con pause brevi per riorientare i gruppi.
• Dopo: compito autentico (poster, podcast, photo-story) valutato con rubrica (conoscenze, collegamenti, collaborazione, comunicazione).

Chiedi al TO supporto su prenotazioni orarie (CERN, musei molto richiesti, istituzioni UE) e gestione dei buffer tra attività per evitare corse e ritardi.

7) Checklist per il dirigente/DSGA

• Delibera progetto e determinazione a contrarre con CIG ove richiesto; scegli procedura su MEPA (TD/RDO) e criteri.
• Verifica abilitazione e requisiti del TO (ATECO, licenze, polizze, garanzia).
• Raccogli consensi informati (privacy/immagini; trattamenti sanitari) e documenti espatrio.
• Controlla assicurazioni scolastiche e di viaggio; ricorda TEAM per l’UE.
• Stabilisci rapporto accompagnatori/alunni e piano emergenze (contatti, punti di ritrovo, kit primo soccorso).

Sicurezza e qualità didattica non sono alternative: si costruiscono insieme. La scuola porta obiettivi, inclusione e valutazione; il tour operator porta contratti, garanzie e procedure. Lavorando per evidenze (norme UE e nazionali), per trasparenza (polizze, garanzie, costi) e per metodo (prima–durante–dopo), la gita diventa un ambiente di apprendimento autentico e allo stesso tempo protetto. Con un TO qualificato su MEPA, assicurazioni a norma, documenti in ordine (TEAM, espatrio minori), rispetto della privacy e un piano emergenze condiviso, la vostra uscita non sarà solo “andata e ritorno”: sarà esperienza che resta nella memoria degli studenti e nella qualità della vostra offerta formativa.